Lala Krisna

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Anda telah memasuki abad informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dijadikan kekuasaan (power). Informasi telah digunakan oleh perusahaan sebagai strategi untuk mendapatkan competitive advantage. Banyak organisasi bisnis yang memahami bahwa apa yang mereka tidak ketahui dapat menjadi sumber keuntungan bagi pesaing.

Pada saat ini hampir tidak ada organisasi yang tidak terkena imbas perkembangan teknologi. Masyarakat sekarang telah memanfaatkan IT hampir dalam seluruh aktivitas hidupnya. Handphone (HP) adalah salah satu contoh yang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat. HP pun sudah sangat canggih yang dapat menghubungkan dirinya dengan dunia. Saat ini dunia sudah ada di tangan setiap orang yang memanfaatkan teknologi informasi.

Organisasi bisnis pun telah menerapkan teknologi informasi untuk berbagai keperluan, mulai dari melakukan transaksi, menyimpan data, mempromosikan produk, menyajikan laporan keuangan, dan sebagainya.

Dalam kenyataannya tidak semua organisasi bisnis memiliki teknologi informasi yang dapat mendukung aktivitas utamanya. Sebuah pabrik sepatu hanya memiliki pabrik, karyawan, kantor, dan peralatan lainnya. Perusahaan tersebut memproduksi barang, kemudian meletakkannya di pasar-pasar. Jangkauan pemasarannya pun sangat terbatas, maksimal hanya pasar nasional. Jika perusahaannya sudah besar dan para manajernya melek teknologi, umumnya mereka mampu mengembangkan divisi teknologi informasi. Namun, tidak sedikit perusahaan yang besar, tetapi masih berpikiran sangat konvensional. Mereka hanya memproduksi dan memasarkan saja secara terus-menerus.

Bagaimana halnya dengan usaha-usaha kecil yang tidak banyak memiliki modal? Mereka harus memproduksi barang dan memasarkannya dalam pasar yang sangat sempit. Hal tersebut tidak akan berkembang menjadi besar kapan pun, karena biaya promosi begitu besar jika dilakukan secara tradisional. Sebenarnya mereka ingin memiliki teknologi informasi, tetapi investasi awaln sangat besar untuk dapat membangunnya. Untuk itu, organisasi saat ini sering melakukan outsourcing teknologi informasi dalam pengembangan maupun penerapannya.

B. Permasalahan

Terkait dengan penggunaan teknologi informasi dalam organisasi, berikut permasalahan yang hendak dijawab dalam tulisan ini:

-       Mengapa ada organisasi yang memilih outsourcing, tetapi ada pula yang memilih insourcing? Apa alasan mereka?

-       Apa keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi dengan outsourcing dibandingkan dengan insourcing?

-       Faktor apa yang dapat menjadi kunci kesuksesan IT outsourcing?

-       Faktor apa yang menjadi pertimbangan dalam memilih penyedia jasa (vendor) outsourcing?

-       Area IT apa saja yang dapat dilakukan outsourcing?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan paper ini adalah untuk menganalisis pengembangan IT outsourcing pada suatu organisasi.

D. Metode Penulisan

Paper ini disusun dengan metode deskriptif analitis, dengan data-data sekunder yang diperoleh dari buku teks, publikasi, internet dan studi kepustakaan lainnya.

BAB II

LANDASAN TEORI

Menurut O’Brien (2007), pengembangan dan penerapan teknologi informasi dengan cara outsourcing dapat dilakukan dengan acuan sebagai berikut.

A. Alasan Perusahaan melakukan Outsourcing IT.

Terdapat sepuluh alasan IT outsourcing, yaitu:

1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi (reduce and control operating costs);
2. Meningkatkan fokus perusahaan (improve company fokus);
3. Memperoleh akses kemampuan bertaraf kelas dunia (gain access to world-class capabilities);
4. Penggunaan sumber daya perusahaan dapat dilakukan untuk tujuan lain (free internal resources for other purposes);
5. Sumber daya yang diperlukan tidak dimiliki oleh perusahaan (necessary resources are not available internally)
6. Memperoleh manfaat perekayasaan yang sangat cepat (accelerate reengineering benefits)
7. Fungsi IT yang ada sulit untuk dilakukan pengelolaan secara internal atau di luar kendali (function is difficult to manage internally or is out of control);
8. Dana modal yang dimiliki perusahaan masih tersedia/tidak habis (make capital funds available);
9. Membagi risiko (sharing risks);
10. Infusi kas (cash infusion).

B. Faktor Kunci Keberhasilan Outsourcing IT.

Terdapat sepuluh faktor kunci keberhasilan IT outsourcing, yaitu:

1. Adanya pemahaman atas tujuan dan sasaran perusahaan (understand company goals and objectives);
2. Adanya rencana dan visi stratejik (a strategic vision and plan);
3. Dilakukan pemilihan vendor yang tepat (selecting the right vendor);
4. Adanya hubungan dengan manajemen yang terus-menerus (ongoing management of the relationship);
5. Adanya struktur kontrak yang tepat (a properly structured contract);
6. Adanya komunikasi terbuka dengan pihak atau kelompok yang dipengaruhi teknologi informasi (open communication with affected individuals/groups);
7. Adanya dukungan dan keterlibatan manajer senior (senior executive support and incolvement);
8. Adanya perhatian penuh pada masalah personal/SDM (carefull attention to personnel issues);
9. Adanya penyesuaian keuangan dalam periode jangka pendek (near term financial justification);
10. Penggunaan tenaga ahli dari luar (use of outside expertise).

C. Faktor-faktor Pertimbangan Pemilihan Vendor Outsourcing IT.

Terdapat sepuluh pertimbangan dalam pemilihan vendor IT outsourcing, yaitu:

1. Adanya komitmen vendor terhadap kualitas (commitment to quality);
2. Harga yang ditawarkan vendor (price);
3. Reputasi atau referensi kepada vendor (references/reputation);
4. Persyaratan kontrak yang fleksibel (flexible contract terms);
5. Ruang lingkup area/sumber daya yang digunakan (scope of resources);
6. Adanya tambahan value-added kemampuan IT yang disediakan vendor (additional value added capability);
7. Kesesuaian budaya organisasi dengan budaya vendor (cultural match);
8. Hubungan baik yang telah terjalin dengan vendor (existing relationship);
9. Lokasi vendor (location);
10. Lainnya (other).

D. Area Teknologi Informasi yang dilakukan Outsourcing.

Terdapat sepuluh area teknologi informasi yang sering dilakukan outsourcing dari vendor IT, yaitu:

1. Pemeliharaan dan perbaikan (maintenance and repair);
2. Pelatihan (training);
3. Pengembangan aplikasi (application development);
4. Konsultansi dan perekayasaan (consulting and reengineering);
5. Pusat data mainframe (mainframe data centers);
6. Layanan dan administrasi klien/server (client/server services and administration);
7. Administrasi jaringan (network administration);
8. Layanan desktop (desktop services);
9. Dukungan pengguna akhir (end-user support);
10. Outsourcing IT secara total (total IT outsourcing).

BAB III

PEMBAHASAN

A. Umum

Outsourcing adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain. Information Technology (IT) outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external. Chen dan Perry mengatakan bahwa IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi eksternal untuk memproduksi atau membuat jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di-outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting (http://ferry1002. blog.binusian.org/?p=128).

Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing ke dalam empat bagian, yaitu:

1. total outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware;
2. total insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang dipakai dalam jangka waktu tertentu;
3. selective sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang akan dikelola oleh perusahana sendiri; dan
4. de facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

B. Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing IT

Perusahaan melakukan outsourcing IT memiliki berbagai macam alasan. Pada umumnya mereka adalah pihak yang pro-outsourcing. Alasan utama outsourcing IT diuraikan berikut ini.

• Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang dijalankan

Perusahaan yang bisnis intinya bukan IT, lebih baik mengurusi bisnisnya. Hal ini disebabkan mengelola IT memerlukan sumber daya baru dengan kompleksitas yang beraneka ragam. Pengelolaan IT lebih baik diserahkan kepada perusahaan IT—yang memang ahlinya—sehingga tidak menguras sumber daya perusahaan untuk mengurusi IT yang belum tentu dapat ditanganinya dengan baik.

• Dapat mengurangi biaya

Biaya investasi awal, biaya rekrutmen pegawai IT, biaya pelatihan, biaya perawatan, dan biaya tak terduga lainnya bisa muncul jika perusahaan mengelola IT-nya sendiri. Biaya-biaya tersebut menjadi berkurang atau bahkan hilang sama sekali jika perusahaan menggunakan outsourcing IT, terutama jika total outsourcing.

• Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja

Dengan outsourcing perusahaan bisa mengalihkan anggaran biaya investasi yang pada umumnya jumlahnya besar dengan waktu kembalian (payback period) yang cukup lama, menjadi biaya belanja (expense) yang jumlahnya relatif kecil dan dapat langsung terkait dengan pendapatan (matching cost against revenue).

• Tidak dipusingkan jika terjadi turnover tenaga kerja

Karena perusahaan tidak merekrut tenaga IT (semua disediakan vendor), perusahaan menjadi “terima bersih” atas hasil pekerjaan tanpa memikirkan tenaga kerja IT tersebut.

• Merupakan modernisasi dunia usaha

Salah satu modernisasi dunia usaha dicirikan adanya tenaga outsourcing sehingga biaya pegawai yang ada merupakan variable cost.

• Efektivitas manpower

Sumber daya manusia outsourcing lebih produktif bekerja daripada pegawai sendiri karena jika kinerjanya buruk, mereka akan mudah dipecat.

• Efisiensi waktu dan tenaga hanya untuk pekerjaan utama

SDM dan waktu yang dimiliki perusahaan tidak perlu dikerahkan untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis.

• Memberdayakan anak perusahaan

Perusahaan dapat melakukan outsourcing kepada anak perusahaan yang bergerak di bidang IT.

• Dealing with unpredicted business condition

Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi kekhawatiran tentang ketidakpastian bisnis masa depan atas investasi yang telah ditanamkan. Hal ini mengingat investasi IT memerlukan biaya besar dan IT mengalami perkembangan serta perubahan yang sangat cepat sehingga tingkat penyusutannya sangat cepat.

Namun, terdapat pihak yang kontra terhadap opsi outsourcing IT. Alasan penolaka outsourcing IT diuraikan berikut ini.

• Status ketenagakerjaan yang tidak pasti

Pegawai outsourcing memiliki posisi yang lemah, bisa di-PHK kapan saja ketika dianggap kinerjanya tidak memuaskan.

• Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing

Hal ini dapat mengakibatkan kecemburuan sosial yang pada akhirnya mempengaruhi moral dan kinerja karyawan.

• Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.

Karena tenaga outsourcing bukan pegawai tetap, maka tidak ada kejelasan kariernya.

• Para pihak pengguna jasa memungkinkan memutuskan hubungan kerjasama

Pemutusan kerja sama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak dapat mengakibatkan status mereka tidak jelas.

C. Keuntungan dan Kerugian Outsourcing IT

Perusahaan yang melakukan outsourcing IT akan memperoleh beberapa manfaat berikut ini.

1. Teknologi yang maju

Chen dan Perry mengatakan bahwa IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalahnya, dan teknologi tersebut tidak tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.

2. Cashflow

Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. Outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar. Biasanya vendor memiliki kebijakan free-for-service basis. Perusahaan dapat dibebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan dibebani dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaan dan pengelolaan aset-aset IT yang mahal.

3. Pemusatan aktivitas inti

Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.

4. Kebutuhan akan personil IT

Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor.

5. Fleksibilitas penggunaan teknologi

Outsourcing dipertimbankan sebagai langkah manajemen risiko yang lebih baik, sebab segala risiko yang dihadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Adapun kerugiannya adalah menimbulkan beberapa risiko dan permasalahan di bawah ini.

1. Legalitas

Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Dalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Ini merupakan risiko yang perlu diperhatikan agar IT outsourcing tidak menjadi masalah bagi perusahaan.

2. Penyalahgunaan informasi

Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, yang jika tidak diselewengkan oleh vendor, akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut.

3. Tidak sesuai kebutuhan

Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing. Jika tidak sesuai kebutuhan, outsourcing hanya akan membengkakkan biaya kontrak saja.

4. Loss of flexibility

Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka klien harus merundingkan kembali kontraknya.

5. Managerial control issue

Pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.

6. Beban financial

Ada biaya hidden cost, yaitu biaya di luar jasa standar, biaya pencarian vendor (melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi (transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing.

7. Pelanggaran ketentuan outsourcing

Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan sehingga sering terjadi demo para buruh-buruh yang ada.

D. Kunci Kesuksesan Outsourcing IT

Perusahaan yang melakukan outsourcing IT bisa sukses ataupun gagal. Berdasarkan survai yang dilakukan oleh Lacity kepada 1000 CIO perusahaan di US dan UK Lesson, berikut pelajaran yang bisa diambil (http://triatmono. wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/):

• selective sourcing

Seandar 20 – 30% dari IT budget dapat dialokasikan untuk outsourcing, sisanya untuk kebutuhan internal. Selective sourcing ini lebih sukses daripada total insourcing (lebih dari 80% untuk alokasi internal) ataupun total outsourcing, dimana lebih 80% IT Budget untuk perusahaan lain.

• short term-contract

Contract dengan IT Outsourcer sebaiknya 1 – 3 tahun. Banyak kasus yang merenegosiasi terkait dengan long-term contract. Lacity menunjukkan seperti kasus Enron yang punya 7-years contract dengan EDS senilai USD 2 billion merenegosiasi contract setelah 3 tahun. Demikian pula Xerox dengan EDS, 10-years contract senilai USD 3.2 billion juga direnegosiasi setelah berjalan 2 tahun.

• kolaborasi antara Senior Executives dan IT Manager

Hal ini menyangkut suatu kebutuhan antara ‘political power’ dan ‘technical skills’. Jika hanya IT Manager saja ataupun Senior Executives saja yang melakukan, maka tidak akan berhasil.

E. Pertimbangan Pemilihan Vendor Outsourcing IT

Dalam melakukan outsourcing IT, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini.

1. Harga

Dengan kualitas yang sama dengan para penyedia jasa lainnya, dipilihlah vendor yang menawarkan harga paling ekonomis dan masih di bawah pagu yang dianggarkan perusahan.

2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider

Riwayat penyedia jasa kepada perusahaan sebelumnya menjadi referensi pemilihan vendor ini. Harus dipastikan bahwa hanya vendor yang memiliki reputasi baik yang dipilih sebagai penyedia jasa. Ini menjadi pertimbangan penting karena menyangkut kapabilitas dan moralitas vendor yang akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan.

3. Kompetensi vendor outsourcing

Tenaga kerja yang dimiliki vendor harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan dan memiliki pengetahuan tentang bentuk kegiatan bisnis perusahaan.

Adapun perusahaan memilih outsourcing atau bukan memerlukan pertimbangan berikut:

1. Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut.
Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan.

Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun. Dengan demikian, mari kita kalkulasikan berapa biaya yang harus dikeluarkan baik secara finansial maupun nonfinansial yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan tersebut.

Hanya yang pasti, semakin organisasi ita tidak bergantung kepada individu ataupun pihak-pihak tertentu maka dapat kematangan sistem yang beroperasi di dalamnya semakin teruji.

2. Manajemen Perubahan Organisasi

Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Pilihan setiap individu maupun organisasi untuk tetap menjadi pemenang atau minimalnya bertahan di dalam hidup ini adalah mampu beradaptasi dengan perubahan yang ada.

Tentu saja perubahan tersebut harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya supaya memberikan keuntungan kepada kita. Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional dengan gesekan seminimal mungkin. Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan IT menuntut hal yang sama. Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut. Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan. Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal.

3. Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya.Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya empiris yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi IT di dalam organisasi kita. Jika memang menurut kalkulasi kita sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia.

4. Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak-pihak di luar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan. Pihak-pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi kita. Tata-kelola IT di dalam organisasi kita memiliki dampak terhadap pihak-pihak eksternal tersebut. Salah satu contoh kasus adalah pemanfaatan e-SCM (electronic supply chain management).
Jika organisasi kita adalah supplier bagi perusahaan X yang mewajibkan seluruh vendor-nya melakukan transaksi melalui sistem informasi e-SCM yang mereka sediakan maka organisasi kita hanya memiliki pilihan untuk terintegrasi di dalamnya atau keluar sebagai supplier. Dari sisi ini maka jika kita tetap ingin menjadi supplier, infrastruktur IT organisasi kita harus mampu mengakomodir hal tersebut. Saat melakukan eksekusi kita harus melakukan kalkulasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidaktergantungan atas implementasinya.

5. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut.
Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat. Secanggih apapun alat yang kita gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna.
Namun kita juga tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak lain.
Selama produk termutakhir dari dinamika dan perubahan tersebut mampu meningkatkan hal-hal tersebut di atas maka jangan segan-segan untuk memanfaatkannya.
Tapi tentu saja kita harus melakukan kalkulasi yang cermat dan menyeluruh sebelumnya.

Jika melihat catatan-catatan di atas, tercantum mengenai penekanan masalah efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak eksternal.
Mungkin bagi sebagian organisasi, aktivitas kalkulasi tersebut masih membingungkan dan minim literasi atau bahkan best-practises yang memadai.
Maka jangan segan-segan untuk menghubungi konsultan yang kompeten dan memiliki kapabalitas yang memadai di bidang tersebut untuk membantu kita.

F. Area IT yang Dilakukan Outsourcing

Beberapa bidang IT yang umumnya dilakukan outsourcing adalah:

• Backup data dan recover jika terjadi kerusakan
• Memantau Sekuritas Sistem
• Penanganan Anti-virus dan anti-spam
• Manajemen Konektivitas Internet
• Memantau Operasional Server
• Manajemen E-mail system
• Manajemen Router, Proxy dan Firewall
• Manajemen dan Pelaporan Asset & Inventaris IT
• Perawatan Berkala terhadap seluruh System Komputerisasi
• Perencanaan Manajemen Sistem Informasi Strategis
• Pelaporan secara berkesinambungan

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan pembahasan di atas berikut dibuat beberapa kesimpulan.

1. Outsourcing bisa menjadi solusi terbaik dalam menjaga kepastian jumlah pengeluaran perusahaan dan menekan risiko secara bersamaan. Dengan melibatkan pihak lain dalam melakukan pengawasan dan tindakan terhadap sebagian dari kegiatan operasional sehari-hari, perusahaan akan memperoleh kemudahan untuk bisa lebih serius menangani bisnis utamanya. Bisnis teknologi informasi pun memiliki prospek yang cukup cerah di masa depan. Apalagi teknologi informasi adalah dunia yang perubahan paradigma dan solusinya bergerak sangat cepat. Maka tentunya para pengguna barang atau jasa teknologi informasi akan lebih minim dalam risiko jika mereka melakukan kerjasama outsourcing.
2. Dengan waktu kerjasama yang relatif pendek, sistem pembayaran yang luwes dan skema kerjasama yang dapat dihentikan di tengah masa kerjasama, para pelaku usaha akan cenderung memilih solusi tersebut dibandingkan jika harus secara mandiri membangun divisi yang khusus mengelolanya.
3. Namun, kita harus mempertimbangkan keuntungan dan kerugian outsourcing IT serta memperhatikan faktor lain yang terkait dengan outsourcing tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/

http://riyantosuwito.wordpress.com/2009/04/01/business-process-outsourcing-untuk-ukm

http://www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing

http://www.theoutsourceblog.com/2010/07/information-technology-outsourcing-for-companies-desiring-faster-growth/

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/02/it-outsourcing/

https://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/

http://www.iimrusyamsi.com/2008/04/10/it-outsourcing-bisnis-masa-depan/

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/

http://anto.web.id/2010/03/31/konsolidasi-ti-demi-persaingan-bisnis/

http://theoutsourcingblog.com/2009/11/09/on-the-software-development-outsourcing/

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi

http://www.setiabudi.name/archives/1141

http://ictsdm.wordpress.com/2008/11/03/penerapan-teknologi-informasi-berupaya-meningkatkan-produktivitas-sumber-daya-manusia/

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-2.html

http://onvalue.wordpress.com/2007/10/10/perana-outsourcing-teknologi-informasi-dalam-meningkatkan-keunggulan-kompetitif/

http://syopian.net/blog/?p=242#comment-232

http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html/comment-page-1#comment-109

http://sandy-adisutiyono.blogspot.com/2010/03/strategi-outsourcing-lion-air.html

http://www.aiosolutions.com/IT-Blog/2010/04/13/why-managed-it-services-are-better/

http://betley.wordpress.com/2009/09/14/wirausaha-ti-sulitkah

SOAL 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

A. Pengembangan software

Metode-metode pengembangan perangkat lunak (software) yang ada pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Metode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.

Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada prinsipnya, adalah aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah pemegang informasi pasif yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya dipilah menurut fungsi, di mana data dikirim di antara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih lanjut dan akhirnya diubah menjadi kode sumber (program komputer).

Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah bahwa seluruh fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata lain, fungsi harus paham data strukturnya. Seringkali, dalam hal-hal tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat berbeda. Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia secara alami tidak berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya, spesifikasi kebutuhan biasanya diformulasikan dalam bahasa manusia.

Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-item yang ada dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil dan perubahannya sangat sedikit. Perubahan yang terjadi biasanya mempengaruhi hanya satu atau sedikit hal tertentu, yang artinya perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem.

B. Pengembangan sistem informasi

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan sesuatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan stratejik organisasi
• Aspek legal pendukung organisasi
• Masukan kebutuhan dari pengguna

Sistem stratejik dijabarkan dalam:

1. Visi dan Misi; Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.
2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend-trend penting, risiko-risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimilik (menggunakan analisis SWOT).

Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektivitas organisasi yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu: sumberdaya, infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/ masyarakat yang dilayani.

B.1. Model-Model Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem yang besar, kita harus menggunakan pendekatan yang sistematik. Secara sederhana, pendekatan tradisional suatu pengembangan sitem dikenal sebagai model air terjun (waterfall model). Model air terjun ini mendeskripsikan alur proses pengembangan sistem informasi.

Pekerjaan pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan pembuatan spesifikasi kebutuhan suatu sistem. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh orang yang memesan sistem atau pengembang yang bekerja sama dengan pemesannya. Setelah spesifikasi kebutuhan ini selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem. Atau, analisis dan deskripsi logika sistem dibuat secara bersama-sama dengan spesifikasi kebutuhan.

Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara sendiri-sendiri dan kemudian secara hersama-sama. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan, keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pemakai serta dimulailah tahap pemeliharaan.

Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model air terjun ini telah memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa perangkat lunak. Model ini sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk dilaksanakan secara kaku pada saat pertama kali diperkenalkan. Akan tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus direvisi agar benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem.

Problem utama model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada tahap pemeliharaan. Dalam kenyataannya, tahap pemeliharaan mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan perancangan baru berikutnya Karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk menggambarkan kenyataan tersebut Di antara berbagai model yang ada, model yang paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat menggambarkan bagaimana suatu versi dapat dikembangkan secara bertingkat (incremental).

Di samping itu, R. Eko Indrajit di dalam bukunya “Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi”, menyatakan bahwa pengembangan sistem informasi  dapat dikategorikan dalam tiga kelompok besar.

1. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN dan WAN).
2. Kelompok kedua adalah implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat lunak kecil seperti produk-­produk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi.
3. Kelompok ketiga adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal organisasi maupun kerja sama dengan pihak luar, seperti konsultan dan software house.

B.2. Tahap-tahap Pengembangan Sistem

Lepas dari perbedaan karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis pengembangan tersebut, secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagal batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut, yaitu: perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pascaimplementasi seperti digambarkan pada diagram di bawah ini.

1. Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Kegiatan-kegiatan dalam tahap perencanaan di sini, meliputi antara lain:

1. Perumusan awal terhadap kebutuhan rinci atau target yang harus dicapai dari proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.
2. Penyusunan proposal.
3. Penentuan metodologi dan sistem informasi yang digunakan.
4. Penunjukan tim untuk proyek yang akan dilaksanakan.
5. Instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan.

Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam perencanaan ini, yaitu pihak yang membutuhkan sistem informasi dan pihak yang akan melakukan perancangan atau penyusunan sistem informasi.

Keluaran (output) yang harus dihasilkan dalam tahap ini adalah jadwal detail dari kelima tahapan berikutnya (khusunya yang menyangkut masalah waktu untuk penyelesaian), target yang dapat disampaikan, personil yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya yang dipergunakan dalam proyek.

2. Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

3. Tahap Desain

Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.

Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: standard operating procedures (SOP), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya.

4. Tahap Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.

Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimana pun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan.

5. Tahap Implementasi

Tahap ini merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Dikenal ada beberapa pendekatan untuk pemasangan sistem, yaitu khususnya untuk penggantian dari sistem yang lama ke sistem yang baru, di antaranya:

1. Pararel system.
2. Cut off (big bang) system.
3. Piloting system.
4. Phased system.

Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan balk di masa-masa mendatang

6. Tahap Pasca-implementasi

Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca-implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca-implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.

Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem.

Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.

C. Perbedaan Pengembangan software dan Pengembangan Sistem

Pengembangan software ruang lingkupnya hanya kecil, misalnya software penjualan, akuntansi, inventori, dan sebagainya. Sedangkan pengembangan sistem informasi ruang lingkupnya lebih luas, mencakup pula struktur organisasi, pengendalian umum, serta pengendalian aplikasinya.

Sumber: Pusdiklatwas BPKP, Modul Sistem Informasi Manajemen, untuk Diklat Penjenjangan Ketua Tim Auditor, Bogor, 2007.

SOAL 2

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan!

Seringkali terjadi kesalahan yang berakibat fatal ketika organisasi melakukan pengalihan suatu sistem lama ke sistem yang baru karena hal-hal berikut:

1. Sistem baru yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan kebutuhan user sebagai akibat kesalahan proses perencanaan, desain, dan analisis sistem yang dikembangkan.
2. Kecenderungan penolakan setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
3. Adanya kekhawatiran karyawan bahwa jika sistem informasi baru  (komputerisasi) telah diimplementasikan, akan terjadi pemecatan (pengurangan) karyawan.
4. Tidak adanya business re-engineering process bersamaan dengan penerapan system baru sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
5. Perencanaan implementasi tidak dipersiapkan secara komprehensif dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)    Hardware, software and services acquisition

b)    Software development  or modification

c)    End user training

d)    System documentation

e)    Conversion method: pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunged).

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, adalah:

1. Sistem yang dikembangkan harus sesuai dengan kebutuhan user.
2. User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik .
3. Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process;, agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
4. Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan.

Sebagai contoh: hindari proses palallel-run yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase – in  method’  atau tanpa melalui proses paralallel atau ‘plunge method’, dengan catatan system test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Di dalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah:

1. Infrastruktur  SI

Berupa satu set sistem hardware dan software.

2. Data

Merupakan kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master, data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dan lain-lain)

3. People

Orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna, operator, sistem administrator, dan lain-lain.

4. Prosedur

Merupakan tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.

5. Features

Merupakan fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas operating system (backup facility, monitoring system statistic, dan lain-lain) atau dari aplikasi (seperti di dalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dan lain-lain).

Pada konversi sistem sering terjadi di dalam pelaksanaanya tidak melihat seluruh aspek di atas, sehingga menimbulkan beberapa masalah, bahkan sering pula terjadi konversi gagal (balik ke sistem lama). Beberapa permasalahan yang umum terjadi biasanya berupa:

1. Infrastruktur SI

• Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) di dalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware/software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor), dan lain-lain.
• Tidak memeriksa kompatibilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dan lain-lain.
• Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru seperti sistem lama menggunakan RS232 cukup dengan 4 kawat, menjadi 25 kawat,  dulunya dengan interface RS232 / V24 menjadi V35, dulunya dengan cable coaxial menjadi dengan UTP Category 5, dan lain-lain.
• Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik seperti power plug dengan british type (kaki tiga) dulunya kaki 2, membutuhkan power plug dengan koneksi legrand, dulunya sistem membutuhkan single phase untuk yang baru membutuhkan 3 pahse, kapasitas daya yang terpasang tidak mencukupi, dan lain-lain.2. Data

• Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).
• Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dan lain-lain.
• Tidak membuat tool-tool untuk konversi data sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, akibatnya prosesnya terlalu lama sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas  waktu sistem boleh down).3. People

• Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat  adanya  sistem  yang  baru  sehingga  di dalam  operasi  sehari-hari masih sangat tergantung pada pihak luar.

• Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.
• Kurangnya sosialisasi sistem baru sehingga user enggan (terdapat reluktansi) dalam menggunakan sistem baru (biasanya orang perlu mempunyai alasan untuk berpindah ke suatu sistem baru dari yang sudah ada).
• Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan tiba-tiba harus dirubah, hal ini biasanya menimbulkan keengganan bagi para user.
• Kurangnya komitmen manajemen, sebab walaupun sudah dilaksanakan sosialisasi dengan baik biasanya masih ada beberapa orang yang menolak kehadiran sistem baru yang memerlukan adanya ketegasan dari manajemen.4. Prosedur

• Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara dalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.
• Kurang teliti mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan di lapangan.
• Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari pihak eksaternal, dan lain-lain), yang tidak disupport oleh sistem baru.

5. Features

• Terlalu banyak perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titik pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar pada fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.
• Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama, hal ini biasanya jadi titik lemah dari sistem tersebut sehingga sering dijadikan alasan untuk menolak sistem baru tersebut.
• Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan-permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.

SOAL 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprise resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Pengertian ERP

ERP adalah tools manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Dengan ERP diharapkan bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktivitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak harus menyediakan dana sangat besar. Dana tersebut harus disediakan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating system software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun terkendala oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia—termasuk di Indonesia—mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.

ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Secara implisit, ERP bukan hanya suatu software, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.

Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga sistem ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, ERP sistem dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

Sumber: http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-%28enterprise-resource-planning%29

Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa-bahasa bisnis menjadi bahasa-bahasa teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka scope yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan metodologi yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai.. Konsultan adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detial. Di situ pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajer sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik, termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah.

Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindak-lanjuti. Dituliskan di bawah ini:

1.      Infrastruktur: mulai dari hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.

2.      Struktur organisasi: ini menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live. Selalu ada perubahan yang dibutuhkan.

3.      Master data: tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan baik. Istilahnya garbage in, garbage out.

4.      Proses bisnis: proses yang mengikuti practice yang benar (bukan yang ngawur) yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staff.

5.      Report dan forms: semua yang menyangkut print out, dokumen legal bisnis dan laporan untuk digunakan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.

6.      Otorisasi: ini menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.

Kalau keenam point penting itu dapat diselaraskan dan diselesaikan dalam proyek implementasi plus berbagai hal yg sudah disebutkan di atas, besar kemungkinan proyek itu akan berhasil.

Berikut contoh implementasi ERP di PT Pertamina.

IMPLEMENTASI ERP DI PERTAMINA

Pertamina merupakan salah satu pengguna SAP R/3. Dalam proses pengimplementasiannya ditemukan banyak kendala sehingga berbagai pihak menilai pemanfaatan SAP R/3 yang dipilih oleh Pertamina kurang mampu dioptimalkan. Pada tahun 2009 Pertamina berniat untuk menggunakan SAP generasi terbaru yang dikenal dengan mySAP. Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai berikut.

1. Keselarasan antara Business Process, People dan IT.

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.

Manajemen Pertamina menyadari bahwa keselarasan antar tiga komponen IS merupakan hal yang mutlak diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan ERP. Oleh karena itu, Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana implementasi ERP ini. Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi ERP di Pertamina harus melalui business process reengineering. Hal ini dikarenakan Pertamina telah melakukan serangkaian kajian dan memutuskan untuk menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan bahwa SAP merupakan salah satu best practice. Dengan menggunakan ERP ‘vanilla’ seperti ini maka salah satu konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai dengan ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh Accenture dalam mengimplementasikan SAP R/3 di Pertamina.

Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optimal karena cukup besarnya resisten untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu yang rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja lama yang lebih mapan dan mudah dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering menggunakan sistem informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT. Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini. Tim harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang memudahkan setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa memiliki terhadap program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara optimal.

2. Metode pengembangan sistem

Metode pengembangan sistem di Pertamina ini menggunakan pendekatan big bang. Pada awalnya pelaksanaan business process reengineering dan implementasi ERP akan dilakukan secara sekuensial. Tim merencanakan untuk melakukan business process reengineering terlebih dahulu sebelum mengimplementasikan ERP seperti yang dilakukan oleh Garuda dan Telkom. Namun seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23 November 2001 serta adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan cara sekuensial tidak akan dapat mengejar batas waktu yang dimaksud. Kedua hal tersebut menuntut Pertamina untuk dapat beroperasi secara optimal sehingga siap menghadapi pasar bebas. Oleh karena itu, tim memutuskan untuk melakukan business process reengineering dan implementasi ERP secara simultan. Tim menyadari adanya risiko besar yang akan dihadapi jika menggunakan cara ini. Akan tetapi, tim tidak memiliki pilihan lain untuk melakukan perubahan mendasar dan menyeluruh untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia.

Kekhawatiran ini ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia untuk melakukan perubahan cara kerja sehingga implementasi ERP di Pertamina tidak memberikan hasil yang optimal. Dari beberapa keterangan dapat disimpulkan pendekatan big bang di Pertamina ini dilakukan per unit bisnis namun tanpa menjadikan salah satu unit sebagai pilot project. Upms II merupakan unit pemasaran pertama Go Live SAP yang merupakan non pilot project dalam melaksanakan SAP secara mandiri. Adapun modul yang pertama kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM, FI, CO dan HR. Kini Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan modul yang lebih lengkap yaitu meliputi MMH (Materials Management Hydro), MMNH (Materials Management Non Hydro), SD/TD (Sales & Distribution/ Transportation & Distribution), PP (Production Planning), PM (Plant Maintenance), Human Capital Management, FI (Finanancial Accounting) dan CO (Controlling).

3. Pemanfaatan project management

Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manajemen terhadap proyek implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian sejak akhir tahun 1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian utama dalam tahap persiapan adalah memutuskan apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian menentukan jenis enterprise system yang akan dibeli yaitu EIS atau ERP. Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu dilakukan kajian terhadap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat memberikan transfer knowledge pada Pertamina dalam mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini sepertinya top management tidak terlibat langsung. Untuk tahap berikutnya yaitu penggunaan mySAP yang akan diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar pemanfaatan mySAP lebih optimal, tidak seperti SAP R/3.

4. Keselarasan antar company’s direction dengan IS’s direction

Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namun permasalahan yang dihadapi oleh Pertamina adalah sulitnya mendapatkan data dan informasi secara real time padahal mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk dapat bergerak cepat. Kesulitan ini semakin terasa bagi Pertamina yang memiliki kantor serta berbagai unit operasional yang tersebar dalam wilayah geografis yang luas. Hal ini dikarenakan Pertamina tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online dan terintegrasi.

Agar dapat menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya dengan meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang harus diperhatikan pula ketersediaan data dan informasi yang cepat, siap pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina menggunakan teknologi informasi berbasis jaringan komputer terintegrasi yang disebut enterprise service architecture (ESA). Program yang dijalankan untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user friendly dan real time.

Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi di atasnya yaitu mySAP menjadikan implementasi IS di Pertamina bukan sekedar pada level support operational akan tetapi meningkat pada level decision making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP diharapkan mampu memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran manajemen Pertamina. Bukan tidak mungkin ke depan, implementasi ES di Pertamina berada pada level teratas yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan tujuan Pertamina untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai upaya dan perbaikan secara bertahap untuk mencapai hal tersebut.

5. Tantangan yang dihadapi oleh IS Department

Kurang optimalnya pemanfaatan SAP R/3 pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi beban tersendiri bagi tim. Tantangan terberat tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di Pertamina. Terlebih kali ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina akan naik setingkat lagi yaitu pada level decision making system.

Tantangan lain adalah semakin berkembangnya tuntutan bisnis dan teknologi informasi. Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi tuntutan bisnisnya yang mungkin juga menuntut adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya tantangan IS department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntutan bisnis yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina merupakan perusahaan yang memiliki komoditi usaha strategis berupa minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi memiliki regulasi yang ketat dari pemerintah Indonesia di samping fluktuatifnya harga di pasar internasional. Kedua hal ini tentunya sangat memperngaruhi keputusan bisnis dari Pertamina.

Kesimpulan

Adanya keselarasan antara business process, people dan IT merupakan hal yang mutlak diperlukan oleh perusahaan agar implementasi ERP berhasil diterapkan. Pertamina telah merasakan betapa implementasi ERP yang menelan biaya yang sangat besar tidak dapat diterapkan secara optimal karena belum adanya keselarasan antar ketiga komponen IS tersebut. Belum siapnya aspek people menjadi kendala utama di Pertamina.

Daftar Pustaka

“Jenis Software Bernama mySAP”

(www.pertamina.com/index.php?option=com_content&task=view&id=3942&itemid=507) diakses 7 Agustus 2008

Martin, E Wainright et al. Managing Information Technology. Ney Jersey: Prentice Hall, 2005.

“mySAP 2005 Sajikan Informasi Analitik Online” (www.pertamina.com/index.php?option=com_content&task=view&id=3943&itemid=507) diakses 7 Agustus 2008

“Upms II Go Live SAP” (www.pertamina.com/index.php?Itemid=593&id=2455&option=com_content&task=view) diakses 19 Agustus 2008

www.groups.yahoo.com/groups/management

Sumber: http://honeybee-space.blogspot.com/2008/08/implementasi-erp-di-pertamnia.html

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs